Modelos para copiar,
del oficio del administrador.
Los avisos que se escriben todos los meses, listos para completar lo que está entre corchetes y mandar. Y dos checklists para el cierre y la asamblea.
Aviso de aumento de expensas
Mandalo apenas se confirme el aumento, no junto con la liquidación.
Estimados propietarios:
A partir de la liquidación de [mes], las expensas van a aumentar aproximadamente un [X]%.
La causa principal es [motivo: nuevo acuerdo salarial del personal / ajuste del abono de ascensores / obra aprobada en asamblea].
Adjuntamos el comparativo de este mes contra el anterior, rubro por rubro. Los comprobantes están a disposición de quien quiera verlos.
Las consultas se responden por [canal], de [horario].
Saludos,
[Administración]
Tres recordatorios de vencimiento
La mayoría de la mora temprana es olvido: se resuelve con la misma secuencia, siempre y para todos.
Dos o tres días antes del vencimiento
Les recordamos que la expensa de [mes] vence el [fecha]. Importe de su unidad: $[monto]. Pueden pagar por [medios de pago]. Gracias.
A la semana de vencida
Hola, [nombre]. Vemos pendiente la expensa de [mes] de la unidad [X]. El saldo actualizado es $[monto]. Si ya la pagó, por favor envíenos el comprobante. Gracias.
Al mes
Sr./Sra. [nombre]: la unidad [X] registra una deuda de $[monto] correspondiente a [períodos]. Le pedimos regularizarla antes del [fecha] o comunicarse con la administración para acordar un plan de pagos.
Cuando la deuda es importante, revisá el tercer texto con el asesor legal del consorcio.
Convocatoria a asamblea
Con el orden del día escrito como decisiones: cada punto, una pregunta cerrada.
Estimados propietarios:
Convocamos a asamblea [ordinaria / extraordinaria] del consorcio [nombre] para el [día] a las [hora], en [lugar o enlace].
Orden del día:
1. Aprobar o rechazar el presupuesto de [obra].
2. Elegir entre los presupuestos A, B y C para [servicio].
3. Definir el aporte al fondo de reserva.
4. Repasar lo resuelto en la asamblea anterior.
Adjuntamos los presupuestos, el estado de cuenta del consorcio y el acta anterior. Tiempo estimado: [X] minutos.
Saludos,
[Administración]
Los plazos y las formalidades de la convocatoria los fija el reglamento de cada consorcio: revisalo antes de enviarla.
Propuesta de plan de pagos
Un plan razonable y por escrito recupera la plata meses antes que un reclamo judicial.
Sr./Sra. [nombre]:
La unidad [X] registra una deuda de $[monto] correspondiente a [períodos].
Le proponemos cancelarla en [N] cuotas de $[importe], con vencimiento el día [D] de cada mes, manteniendo al día la expensa corriente.
Si alguna cuota no se paga en término, el plan queda sin efecto y la deuda se reclama por el total pendiente.
Para aceptar la propuesta, respondá este mensaje o comunicate con la administración antes del [fecha].
Saludos,
[Administración]
Las condiciones del plan (intereses, cantidad máxima de cuotas) conviene tenerlas aprobadas en asamblea antes de ofrecerlo.
Checklist
Antes de emitir las expensas
Si el total salta respecto del mes pasado, que sepas por qué antes de que te lo pregunten.
Todas las facturas del mes cargadas, con comprobante
El extracto del banco conciliado
Sueldos y cargas sociales del personal incluidos
Saldos anteriores e intereses revisados
El total comparado con el mes pasado, rubro por rubro
Checklist
Antes de convocar una asamblea
Si cada punto del orden del día es una decisión y la documentación llegó con tiempo, la reunión dura la mitad.
Cada punto del orden del día es una decisión a tomar
Nada de «varios»
Presupuestos y estados de cuenta, enviados con días de anticipación
Dos o tres presupuestos, en el mismo formato
Un tiempo asignado a cada tema
Cuando cambies de sistema, del cambio nos ocupamos nosotros.
